Aplikasi SiWarga di JSS Permudah Tugas Ketua RT RW

Sasongko dalam acara sosialisasi di kel. Cokrodiningratan.

Pemerintah kota Yogyakarta pada Juni lalu meluncurkan sebuah aplikasi berbasis Android bernama Jogja Smart Service (JSS). Gunanya untuk mempermudah layanan warga. Mulai dari perizinan hingga peminjaman mobil ambulan. Salah satu fitur layanan yang bisa diakses adalah layanan kecamatan dan kelurahan.

Karena memiliki beberapa kesamaan mendasar, SiWarga, sebuah layanan online warga yang dikembangkan di kelurahan Patehan akhirnya dilebur ke dalam JSS. 

“Jika di JJS sebelumnya pengurusan menggunakan surat pengantar RT RW manual, lalu difoto, terus diupload. Nanti surat pengantar dilakukan secara online,” kata Sasongko Wahyu Kusumo, yang juga ketua RT 36 RW 09 kelurahan Patehan, Yogyakarta, dalam sosialisasi aplikasi JSS di kelurahan Cokrodiningratan, Jumat, 16 November lalu. Turut hadir dalam acara lurah Cokrodiningratan Narotama.

Menurutnya, integrasi SiWarga ke dalam JSS akan memperkokoh kedudukan RT RW, dan meningkatkan kelancaran pelayanan.

“Ada menu pilihan bagi ketua RT untuk menerima, menolak, atau tatap muka dalam menanggapi permintaan layanan warga. Jika berkas masih perlu diperiksa ketua RT bisa mengklik tatap muka.”

Itu berarti warga masih harus bertemu ketua RT untuk mengurus layanan yang diminta meski sudah mengajukan secara online.

“Nanti kelurahan juga akan dibuatkan website yang bisa diakses oleh ketua RT atau RW,  yang sudah mempunyai level kewenangan tertentu di sistem itu. Misalnya, di cokrodiningratankel.go.id, yang berisi database kependudukan, ketua RT bisa mengakses database per wilayah masing-masing.”

Pelayanan Maksimal 

SiWarga adalah sistem informasi layanan surat pengantar RT RW secara online untuk mendapatkan layanan perizinan dan lainnya. Ada dua fitur utama, yang bisa diakses lewat siwargapatehan.com. Keduanya adalah fitur layanan surat pengantar elektronik dari ketua RT RW, serta layanan informasi data kependudukan, notulensi, hingga laporan keuangan.

Munculnya ide melahirkan aplikasi SiWarga berawal dari tuntutan memberikan pelayanan prima kepada warga. Sebagai ketua RT, Sasongko merasa kadang pelayanan kepada warga terkendala kesibukannya bekerja. Rupanya, hal yang sama dirasakan juga oleh Irvan Yudantoro, ketua RT 27. Akhirnya mereka bersepakat membangun sistem informasi berbasis online ini dua tahun lalu.

Aplikasi JSS yang bisa diunduh gratis.

“Di SiWarga sistem pelayanan dan informasi berada dalam satu website. Salah satu keunggulan di siwargapatehan.com itu kita bisa membuat surat pengantar secara online. Warga, ketua RT, RW, terhubung dengan internet dan bisa diurus lewat gadget. Kuncinya hanya satu, mereka memasukkan NIK. Sangat simple untuk warga, ketua RT maupun RW.”

Hambatan pelayanan karena kesibukan baik si pemohon maupun ketua RT RW bisa dihilangkan. Sebab, warga bisa meminta pelayanan kapan saja dan dari mana saja. Begitupun ketua RT RW bisa melakukan tugasnya tanpa khawatir kehilangan waktu.

“Warga tidak perlu bertemu ketua RT, RW. Meski tetap ada menu pilihan untuk bertatap muka dengan pemohon.”

Jadi Mudah

Bukan perkara mudah untuk mengajak kelurahan beralih ke pelayanan digital dan online. Penentangan berasal baik dari warga maupun pengurus RT RW sendiri. Kebanyakan karena sebagian pengurus berusia lanjut dan kurang paham teknologi informasi atau gaptek alias gagap teknologi.

“Waktu kami membuat sistem informasi ini awalnya tidak semua bisa menerima. Ketua RT RW sudah takut duluan mendengar sistem online. Takut tidak bisa.”

Namun dengan pendekatan terus menerus, akhirnya semua pengurus RT RW di kelurahan Patehan bisa menerima. Selain sosialisasi juga diadakan bimbingan untuk mereka yang belum bisa memakai sistem layanan online ini.

“Akhirnya tahun 2017, kita resmi memakai sistem layanan ini untuk seluruh RT dan RW di kelurahan Patehan. Diresmikan oleh PLT Walikota Desember 2016, dan mulai memakai ini sejak Januari 2017 sampai sekarang.”

Sejak saat itu pula warga yang ingin mendapat layanan cukup membuka situs siwargapatehan.com di handphone, laptop, atau PC. Nanti ketua RT dan RW akan melakukan tindakan sesuai kewenangannya.

Sasongko Wahyu Kusumo (baju putih).

“Warga lebih enak karena ketika mengajukan (berkas) itu langsung ke kelurahan. Sampai di sana tinggal ngeprint. Di kelurahan nanti dilayani, surat pengantar sudah jadi. Tinggal mau dimanfaatkan ke mana sesuai kepentingan pemohon.”

Pelayanan dengan cara online terbukti memangkas banyak waktu. Pemohon bisa mengajukan surat atau mengadukan masalah 24 jam dan dari mana saja, demikian pula ketua RT dan RW bisa mengambil tindakan segera. Agar bisa merespon dengan cepat, di dalam sistem telah diberi fasilitas notifikasi.

“Di beberapa RT  RW di Patehan mereka berprofesi sebagai guide. Kalau kebetulan mendapat paket wisata Jogja Bali Lombok bisa 10 hari tidak berada di rumah. Mosok harus 10 hari menunggu dia pulang untuk mengurus. Ini jadi solusi. Mereka tetap bisa melayani warganya tanpa harus meninggalkan profesinya.”

Untuk menjemput perkembangan teknologi informasi yang melibas hampir semua sektor termasuk layanan publik, kini semua ketua RT dan RW di kelurahan Patehan sudah memakai smartphone. Meski untuk sampai ke sana tidak selalu berjalan mulus.

“Waktu itu ada salah satu ketua RW yang menentang program ini. Dia kami dekati, dan akhirnya bisa karena ternyata mudah. Di situ dia bersemangat sekali. Akhirnya dia membuat berita acara perubahan dana stimulan RW. Dia membelikan untuk ketua RT-nya handphone 5 buah.”***